Platformă complexă de management producție și vânzare — ERP + CRM unificat pentru un producător de pereți glisanți și partiții din aluminiu și sticlă. Cel mai amplu proiect din portofoliul meu de până acum. Eu am intermediat proiectul: am preluat brieful de la fabrica din Brașov, am ales echipa FastCodingAgency pentru execuție, am rămas single point of contact pe tot parcursul.
Sumar
Separex este producător de pereți glisanți, uși și partiții din aluminiu și sticlă, cu rețea de parteneri în țară. Am livrat o platformă care unește pipeline-ul de vânzări, configurarea ofertelor pe dimensiuni la precizie de milimetru, planificarea producției și gestionarea stocurilor — totul într-un singur loc, cu roluri separate pentru vânzări, producție și administrare. Eu am intermediat proiectul de la cap la coadă — hub model în acțiune: am preluat brieful, am ales echipa FastCodingAgency (colaboratorul meu principal pe software, 15-20 developeri) pentru execuție și am rămas single point of contact între fabrica din Brașov și echipa tehnică pe toată durata.
Contextul clientului
Separex (separex.ro) operează în Brașov și livrează în toată țara prin rețea de dealeri, designeri de interior, arhitecți și constructori. Produsele sunt configurate la cerere: profile slim din aluminiu, sticlă securizată, feronerie italiană, dimensiuni adaptate spațiului cu precizie de 1 mm. Asta înseamnă că fiecare comandă e, practic, un mini-proiect — nu o pungă scoasă din raft.
În mediul ăsta, fluxul real cuprinde: lead venit de la un partener sau direct → configurare a ofertei cu dimensiuni și opțiuni → confirmare client → bill of materials calculat din configurație → planificare în atelier → producție → livrare. Fiecare etapă era, înainte, ținută în alt instrument — sau în Excel.
Problema
Prima problemă — vânzările și producția vorbeau limbi diferite. Echipa de vânzări lucra pe oferte și cereri de la parteneri; producția lucra pe planuri și sarcini de atelier. Între ele, transferul informației se făcea prin email, telefon sau ședințe. Orice modificare târzie de la client însemna un lanț de re-comunicare manuală.
A doua problemă — configurarea ofertei e tehnică. Dimensiuni la milimetru, sticlă securizată sau nu, tip de feronerie, profile slim cu lățime vizibilă vs adâncime structurală, opțiuni de finisaj. Fără un configurator, ofertele erau scrise în Word, cu risc real ca BOM-ul din producție să nu coincidă cu ce a confirmat clientul.
A treia problemă — stocul și aprovizionarea. Profile, sticlă, feronerie — fiecare cu lead time-uri diferite. Fără o vedere unitară a stocului în relație cu portofoliul de comenzi confirmate, ori se cumpăra în plus „să fie", ori se ajungea în lipsă exact pe materialul cu cel mai lung lead time.
Rolul meu
Consultant & intermediar — hub model în acțiune. Separex e cel mai amplu exemplu al modelului meu: clientul a venit cu o problemă reală de producție și vânzare, eu am preluat-o de la cap la coadă, am ales echipa potrivită — FastCodingAgency, colaboratorul meu principal pe software — și am coordonat tot. Clientul a discutat o singură poartă: pe mine.
- Discovery cu echipa Separex la Brașov — vânzări, producție, administrare; am stat lângă fluxurile reale, nu fluxurile idealizate din ședințe. Am tradus între limbajul fabricii și limbajul tehnic.
- Selecția echipei — am ales FastCodingAgency drept echipa de execuție: 15-20 developeri, deja antrenați pe proiecte ERP / CRM de complexitate similară, cu termene de livrare halucinant de rapide pentru scope-ul cerut.
- Arhitectura soluției (decizie de hub) — modulele ERP + CRM, modelul de date pentru produsul configurabil la milimetru, separarea pe roluri. Eu am ținut deciziile arhitecturale; echipa FCA a executat.
- Cadență săptămânală de coordonare — sprint planning, code review pe părțile critice, validare cu clientul Separex la fiecare iterație majoră. Clientul primea update-uri săptămânale fără să caute pe nimeni.
- Securitate aplicativă — autentificare pe roluri, audit pe acțiuni sensibile (modificare preț, anulare comandă), separare clară a permisiunilor. Am ținut acest strat ca cerință de business.
- Punct unic de contact — clientul nu a fost niciodată pus să mediere între programatori. Orice întrebare, orice ajustare, orice problemă: la mine. Asta a făcut parte din promisiunea hub-ului.
Soluția
Configurator de ofertă cu BOM auto-calculat. Vânzările introduc dimensiunile (cu validare de 1 mm), aleg tipul de profil, sticlă, feronerie. Sistemul produce automat oferta vizibilă pentru client și, în paralel, BOM-ul intern — aceeași sursă de adevăr pentru cele două laturi. Niciun BOM scris de mână.
Pipeline CRM integrat. Lead-urile (de la parteneri sau direct) intră într-un singur pipeline cu etape clare: lead → calificare → ofertă → comandă confirmată → în producție → livrată. Fiecare etapă are responsabil, status și istoric.
Modul de producție cuplat la portofoliul de comenzi. Comenzile confirmate intră în planificarea atelierului. Operatorii văd ce e de făcut, în ce ordine, cu ce materiale alocate. Întârzierile dintr-un punct propagă alerte în CRM, ca vânzările să comunice transparent cu clientul, nu să afle indirect.
Stoc multi-depozit cu rezervare. La confirmarea comenzii, materialele se rezervă logic; ce nu există se generează ca cerere de aprovizionare. Asta a rupt ciclul de „comand prea mult" vs „mă blochez pe profil".
Roluri stricte. Vânzările văd oferta și clientul, dar nu costurile interne. Producția vede planul și BOM-ul, dar nu marja. Administrarea vede tot, cu audit. Asta a redus drastic și riscul de greșeală, și riscul de informație care pleacă unde nu trebuie.
Portal pentru parteneri. Designerii, arhitecții și dealerii au un cont cu vizibilitate pe propriile lead-uri, oferte și comenzi — fără apeluri pentru status check.
Rezultat
Separex a trecut de la „fiecare echipă cu unealta ei" la „o singură platformă în care se vede tot". Vânzările promit doar ce producția poate livra; producția planifică pe ce vânzările au confirmat real; aprovizionarea reacționează la cifre, nu la presimțiri.
Indicatorii care contează:
reducere a lead time-ului mediu de la confirmare comandă la livrare
% comenzi cu BOM corect din prima, înainte vs după configurator
reducere a stocului „de siguranță" pe materialele cu lead time lung
număr de parteneri activi pe portal, cu vizibilitate self-service
Lecții învățate
Cea mai mare lecție: într-un proiect ERP + CRM pentru un producător real, valoarea nu vine din modulele scrise în brief — vine din ce dispare. Fiecare ședință de status care nu mai e necesară, fiecare email „mai ai pe stoc?", fiecare Excel partajat cu trei versiuni — astea sunt câștigurile adevărate. Asta m-a învățat că rolul de arhitect și coordonator nu e să adaugi software, ci să faci ca informația să curgă singură între oamenii care, până acum, o cărau pe umeri.
Lecția de intermediere specifică pe Separex: într-un proiect de această scară, un producător real nu are timp să gestioneze o echipă de developeri direct. Vrea un singur om căruia să-i spună „rezolvă-mi asta" și să se întoarcă la fabrică. Modelul hub — eu pe brief și coordonare, echipa FastCodingAgency pe execuție — a fost cel care a făcut posibilă livrarea unei platforme ERP + CRM la o cadență pe care o fabrică o poate absorbi fără să-și oprească producția.
Tehnologii
Tech direction — confirmabil cu clientul / to be confirmed with client.
- Frontend web app: framework modern de tip Next.js sau echivalent, cu UI gândit pentru desktop și pentru tabletele din atelier
- Backend & business logic: stivă server-side robustă (Node.js / Laravel / similar), modulară pe CRM, configurator, producție, stoc
- Bază de date: PostgreSQL pentru date relaționale (clienți, comenzi, BOM, stoc), cu indexare atentă pe rapoarte
- Configurator de produs: motor de reguli pentru validarea dimensiunilor și a combinațiilor profil + sticlă + feronerie
- Cozi & job-uri asincrone: procesare de calcule BOM, generare PDF de ofertă, notificări către parteneri
- Autentificare & roluri: auth cu roluri separate pentru vânzări, producție, administrare, parteneri externi
- Portal parteneri: zonă separată cu acces restricționat la propriile date
- Audit & securitate: log de audit pe acțiuni sensibile, criptare pe date sensibile, backup planificat
- Hosting & deploy: infrastructură cloud cu medii separate dev / staging / producție